Huishoudelijk Reglement

Klik HIER voor een printbare versie van deze pagina

  • Inclusief wijziging I BALV 16/12/2005
  • Inclusief wijziging II ALV 19/05/2006
  • Inclusief wijziging III BALV 25/11/2011
  • Inclusief wijziging IV ALV 29/05/2015

Artikel 1.

1. Het huishoudelijk reglement neemt de terminologie over van de statuten en de andere reglementen van de "Vereniging Arabische Volbloedpaarden Stamboek in Nederland"

2. Het Bestuur draagt zorg en neemt zonodig daartoe maatregelen, dat alle leden binnen de vereniging zonder onderscheid des persoons op gelijke wijze worden behandeld

De algemene vergadering

Artikel 2.

1. Een voorgenomen of buitengewone algemene vergadering wordt door voorzitter en secretaris tijdig aangekondigd in het verenigingsorgaan of bij brieven aan de leden.

2. De aankondiging van een gewone algemene vergadering geschiedt ten minste twee maanden tevoren. De aankondiging van deze vergadering gaat steeds vergezeld van een concept-agenda en van een uitnodiging aan leden om tot uiterlijk vier weken voor de vergadering, schriftelijk en gemotiveerd agendapunten voor te dragen. In geval van voorgenomen verkiezing van functionarissen, ontvangen de leden door de zorg van het bestuur tenminste vier weken vóór de vergadering de namen van personen die door het bestuur worden voorgedragen.

3. De aankondiging van een buitengewone algemene vergadering geschiedt tenminste vier weken vóór de vergadering. In geval van voorgenomen verkiezing van functionarissen gaat de aankondiging steeds vergezeld van de voordracht(en) respectievelijk voorstellen van het bestuur. De definitieve agenda wordt tenminste twee weken voor de vergadering aan de leden toegestuurd.

4. Het bestuur is gehouden een buitengewone algemene vergadering te beleggen, indien tenminste 50 gewone leden, of zo dat minder is, 10% der gewone leden, een daartoe strekkend schriftelijk verzoek indienen. Dit verzoek houdt de voorstellen in welke de voorstellers behandeld willen zien. De vergadering wordt alsdan gehouden binnen één maand na de eerstvolgende verschijning van het verenigingsorgaan en in elk geval binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek.

De aankondiging van een buitengewone algemene vergadering op initiatief van de leden geschiedt tenminste twee weken voor de vergadering.

5. In geen der vergaderingen wordt gestemd over punten die niet op de agenda staan.

6. Betalingen van de, in Artikel 14, lid 1 der Statuten genoemde, financiële verplichtingen op de dag van de desbetreffende algemene ledenvergadering, worden niet geaccepteerd.

Artikel 3.

De secretaris draagt zorg dat:

a. bij iedere algemene vergadering een exemplaar van de statuten, overige reglementen en de ledenlijst van de vereniging aanwezig zijn;

b. de presentielijst wordt getekend.

De voorzitter leidt de algemene vergaderingen.

Artikel 4.

De notulen van een algemene vergadering worden in de eerstvolgende algemene vergadering, na akkoordbevinding, door de voorzitter en de secretaris ondertekend, waarna deze notulen gelden als volledig bewijs.

Artikel 5.

Een conceptverslag van de algemene vergadering, bedoeld in artikel 4 zal in verkorte vorm gepubliceerd worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk met de publicatie van de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering.

Artikel 6.

Leden die gerechtigd op hun verzoek een afschrift der laatste notulen, als bedoeld in artikel 4 op hun verzoek ontvangen; de daarvoor te maken kosten dienen op eerste verzoek door de aanvrager te worden voldaan.

Artikel 7.

Stemming over zaken geschiedt bij hand opsteken, tenzij de voorzitter der vergadering anders beslist. Besluitvorming geschiedt, voor zover niet de statuten anders bepalen, bij een eenvoudige meerderheid van stemmen der aanwezige stemgerechtigde leden. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Blanco stembiljetten en/of onduidelijk ingevulde stembiljetten worden buiten beschouwing gelaten.

Artikel 8.

Stemming over personen geschiedt schriftelijk en anoniem. Verkiezing bij acclamatie is toegestaan indien er slechts één kandidaat is.

Wanneer bij eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen van het aantal uitgebrachte stemmen (méér dan 50% van het aantal uitgebrachte geldige stemmen), heeft een tweede stemming plaats tussen de 2 kandidaten met het meeste aantal stemmen. Is hierbij nog geen volstrekte meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen verkregen, dan beslist het lot.

Het bepaalde in het vorige artikel is voor zoveel mogelijk van toepassing.

Artikel 9.

1. Tot het stellen van kandidaten voor vacatures in het bestuur zijn naast het bestuur, tenminste 10 gewone leden der vereniging bevoegd. De kandidaatstelling (ondertekend door de hiervoor bedoelde leden) en een door de kandidaat ondertekende schriftelijke verklaring dat hij een eventuele benoeming aanvaard, dienen tenminste drie weken voor de te houden vergadering ten kantore van de vereniging te worden ingediend.

2. Voorstellen tot wijzigingen van de statuten en/of reglementen dan wel voorstellen tot het amenderen van door het bestuur voorgestelde wijzigingen van de statuten en/of reglementen dienen, door tenminste 10 gewone leden der vereniging ondertekend, tenminste drie weken voor de te houden vergadering ten kantore, van de vereniging te worden ingediend.

Het bestuur en het dagelijks bestuur

Artikel 10.

De voorzitter heeft tot taak:

a. het bijeenroepen van de vergaderingen van bestuur en dagelijks bestuur;

b. het, tezamen met de secretaris, bijeenroepen van algemene vergaderingen;

c. het leiden van de vergaderingen;

d. het, in overleg met het bestuur, representeren van de vereniging en van het bestuur naar buiten.

Artikel 11.

De secretaris draagt zorg voor:

a. het ontwerpen van de notulen van de algemene vergadering en van de vergaderingen van het bestuur en het dagelijks bestuur;

b. het opmaken van het jaarverslag der vereniging;

c. het behartigen van de stamboekadministratie, de ledenadministratie en de correspondentie.

Artikel 12.

De penningmeester heeft tot taak:

a. het jaarlijks, voor 1 april, opmaken en aan het bestuur voorleggen van een concept (bijgestelde) begroting voor het lopende en een conceptbegroting voor het aanstaande verenigingsjaar. Deze begrotingen zullen zijn opgesteld in overeenstemming met het algemeen beleid van het bestuur.

b. het tekenen van financiële stukken, waaronder kwijtingen tot de som van € 2.500,= en het, tezamen met de voorzitter, tekenen van zodanige stukken tot hogere bedragen.

c. het innen van de door de Algemene Ledenvergadering jaarlijks vastgestelde bedragen aan contributie en verleende diensten.

d. het overzicht houden over al het betalingsverkeer van de vereniging, het vaststellen en vermelden van een redelijke termijn waarbinnen de contributie en andere facturen voor verleende diensten dienen te zijn voldaan; bij niet tijdige betaling het heffen van voortvloeiende administratiekosten ten laste van de achterstallige betaler; voorts in dat geval, het opeisen van de buitengerechtelijke, en gerechtelijke kosten.

Artikel 13.

Het bestuur vergadert minstens 6 maal per jaar. Het dagelijks bestuur vergadert zo mogelijk maandelijks, waaronder desgewenst de vergaderingen op de data der bestuursvergaderingen zijn begrepen.

Artikel 14.

Bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatste, als door de voorzitter vast te stellen, zo vaak als de voorzitter zulks met inachtneming van artikel 13, wenselijk acht of tenminste 4 bestuursleden voor wat betreft het dagelijks bestuur daartoe het verzoek richten aan de voorzitter. Aan dit verzoek moet binnen 2 weken zijn voldaan. De oproepingen geschieden schriftelijk door de secretaris, tenminste 7 dagen voor de vergadering en met vermelding der te behandelen punten.

Elk bestuurslid heeft op deze vergadering een stem. Alle besluiten worden genomen met meerderheid der stemmen. Stemmen bij volmacht is toegestaan, met dien verstande dat een bestuurslid slechts namens ten hoogste één ander bestuurslid een stem uitbrengt.

De notulen der vergadering van bestuur en dagelijks bestuur worden aan alle leden van het bestuur gezonden en worden op de eerstvolgende vergadering door de voorzitter en de secretaris na goedkeuring voor akkoord getekend. Daarna gelden zij als bewijs.

Artikel 15.

In dringende gevallen kunnen door het dagelijks bestuur ook besluiten na telefonisch of schriftelijk overleg worden genomen; hiervan dient door de secretaris een verslag te worden gemaakt, dat op de eerstvolgende bestuursvergadering ter bevestiging wordt aangeboden, voor akkoord wordt getekend en als bewijs geldt.

Artikel 16.

Indien op een vergadering van het bestuur of dagelijks bestuur punten aan de orde worden gesteld, die niet op de agenda voorkomen, kunnen daarover geen besluiten worden genomen als niet 2/3e deel van alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig is.

Artikel 17.

Tot ontzetting uit het lidmaatschap als bedoel in art. 9 sub e der statuten is het bestuur bevoegd wanneer een lid de verplichtingen uit hoofde van statuten of reglementen niet nakomt of daarmee in strijd handelt of kennelijk in enig opzicht de vereniging benadeelt.

Beroep op de commissie van beroep staat open.

Artikel 18.

Het bestuur kan zich, op grond van artikel 19, lid 1, sub e, van de statuten, bij zijn administratieve en beherende taak al dan niet tegen vergoeding doen bijstaan door functionarissen die geen lid van de vereniging behoeven te zijn.

Ingevolge artikel 20, lid 3 van de statuten is het dagelijks bestuur bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan. De totale omvang is gebonden aan een maximum van € 1.000,= per keer. In dringende gevallen kan dit bedrag overschreden worden met maximaal € 1.000,=. Dergelijke uitgaven dienen onmiddellijk aan de overige leden van het bestuur te worden medegedeeld.

Commissies

Artikel 19.

a. De leden van de commissies van advies en bijstand, t.w.: de redactiecommissie, de commissie gebruik, de fokkerijcommissie, de commissie externe betrekkingen, de technische commissie en de financiële commissie, worden door het bestuur jaarlijks benoemd. Deze commissies bestaan uit tenminste 2 leden.

b. Voor zover de taak en werkwijze van deze commissies niet bij statuten of enig reglement zijn omschreven, zullen zij de aanwijzingen en richtlijnen van het bestuur opvolgen. Het bestuur is bevoegd deze bevoegdheid te delegeren aan het dagelijks bestuur met behoud van eigen competentie.

Artikel 20.

De leden van de kascontrolecommissie, de stamboekcommissie en de commissie van beroep worden door de algemene vergadering benoemd, de eerstgenoemde voor een jaar, de andere voor drie jaar. Met uitzondering van de commissie van beroep bestaan Deze commissies bestaan uit drie leden.

Artikel 21.

Voor het stellen van kandidaten voor commissies (zoals bedoel in artikel 16, sub f, h en i der statuten) door de leden is het bepaalde van artikel 9 lid 1 van dit huishoudelijk reglement van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22.

Alle leden van commissies behoren gewone leden der vereniging te zijn, danwel bestuurder te zijn van een rechtspersoon, die gewoon lid der vereniging is, behoudens de leden van de commissies bedoeld in de artikelen 19, lid 1 sub d en art 24, lid 1 sub b en lid 2 sub a, b, c en e van de statuten.

Artikel 23.

Alle door de algemene vergadering ingestelde commissies kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris.

De voorzitters van de commissies dragen zorg dat de commissies in vergadering bijeen worden geroepen zo vaak als dit voor de juiste uitoefening van hun taak nodig is.

Artikel 24.

De kascontrolecommissie is belast met de controle van de financiële bescheiden der vereniging. Het resultaat van deze controle wordt door de voorzitter der commissie vastgelegd in een rapport, dat door de leden der commissie wordt ondertekend. Dit rapport dient 2 weken voor de jaarlijkse vergadering aan het secretariaat te worden gezonden en ter inzage voor de leden der vereniging op deze vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 25.

De stamboekcontrolecommissie is belast met de controle van het registratiebeleid van het bestuur. Zij brengt dienaangaande jaarlijks verslag uit aan de algemene vergadering.

Artikel 26.

De financiële commissie adviseert het bestuur inzake het te voeren beleid, waaronder het vaststellen van tarieven, het opstellen van begrotingen en het beleggen van het verenigingsvermogen.

Artikel 27.

De redactiecommissie voert de redactie van het verenigingsorgaan. Zij is gehouden in overleg met het bestuur tenminste datgene in het verenigingsorgaan te publiceren dat de leden behoren te weten. Hieronder zijn onder meer te verstaan alle officiële uitslagen van keuringen en wedstrijden van de vereniging, aankondigingen van evenementen in binnen- en buitenland waarin leden geïnteresseerd kunnen zijn, wijzigingen in regelgeving en overigens als datgene wat het bestuur nodig en nuttig acht.

Artikel 28.

De fokkerijcommissie heeft tot taak het bestuur te adviseren omtrent het fokbeleid. Zij bestudeert onder meer geconstateerde erfelijke gebreken, de resultaten van gehouden keuringen etc..

Artikel 29.

Bij vergaderingen van de fokkerijcommissie kunnen naar behoefte door haar worden uitgenodigd:

a. de leden van het bestuur;

b. de leden van de stamboekcontrolecommissie;

c. de inspecteur en de adjunct-inspecteurs;

d. zij die gedurende de laatste 2 jaren deel hebben uitgemaakt van de keuringscommissies; en zij, die in het komende jaar in de keuringscommissie der dekhengsten zijn benoemd.

De genodigden hebben in deze vergadering uitsluitend een adviserende stem.

Artikel 30.

De technische commissie zal binnen een jaarlijks vastgesteld budget een door het bestuur aangegeven aantal keuringen en evenementen organiseren. De commissie volgt hierbij het beleid van het bestuur.

Artikel 31.

De commissie van beroep is belast met het doen van uitspraken in beroepszaken van leden. Zij behandelt de zaken met een samenstelling quorum van 3 leden, door de voorzitter aan te wijzen. Indien er geen quorum mogelijk is, mag een ander lid van de vereniging, door de commissievoorzitter aan te wijzen, tijdelijk plaatsnemen.

Desgewenst kan zij zich voorts voorzien van de bijstand van een jurist, die een adviserende stem heeft en aan de vereniging een honorarium kan declareren. De uitspraken van de commissie worden allen op schrift gesteld, door voorzitter en secretaris vastgesteld en in hun geheel, of als door de secretaris der commissie vastgesteld uittreksel onverwijld in het verenigingsorgaan gepubliceerd.

Artikel 32.

Voor zover de taak en werkwijze van de commissies van advies en bijstand niet bij de statuten of bij enig reglement zijn omschreven, zullen zij de te ontvangen richtlijnen van het dagelijks bestuur opvolgen.

Artikel 33.

De leden der commissies zijn steeds herkiesbaar of herbenoembaar. Het bestuur doet tijd voordrachten aan de algemene vergadering ten aanzien van de vacatures in de commissies, waarvan de benoeming door de algemene vergadering plaatsvindt.

Artikel 34.

Leden van het bestuur kunnen geen deel uitmaken van de kascontrolecommissie, stamboekcontrolecommissie of de commissie van beroep.

Artikel 35.

Het bestuur is bevoegd commissies met een tijdelijke bijzondere opdracht, als bedoeld in artikel 19, lid 1 sub d van de statuten in te stellen. Zodra de commissie is ingesteld en de leden zijn benoemd, vindt publicatie in het verenigingsorgaan plaats.

Beroep

Artikel 36.

Beroepsindiening

In alle gevallen waarin beroep is toegestaan dient het schriftelijk bij de Commissie van Beroep, ten kantore van de Vereniging, te worden ingesteld binnen één maand na de verzending per aangetekend schrijven met bericht van ontvangst van de desbetreffende beslissing aan de betrokkene of binnen één maand, nadat de beslissing ter kennis van de betrokkene is gekomen.

Een aangetekend beroepsverzoek wordt door de secretaris van de Vereniging ongeopend naar de Commissie van Beroep doorgezonden.

Beroepsprocedure

De Commissie zal na ontvangst van een beroepsverzoek een kopie daarvan aan het Bestuur van de Vereniging doen toekomen.

Vervolgens zal de Commissie vaststellen of een beroepsverzoek voldoet aan de beroepsmogelijkheden zoals omschreven in de reglementen van de Vereniging. Indien volgens de reglementen geen beroep mogelijk is, kan de Commissie het Bestuur verzoeken om het beroepsmandaat voor dat verzoek te verruimen.

Binnen één maand na ontvangst van het beroepsverzoek zal de Commissie zowel degene die het beroepsverzoek heeft ingediend als het Bestuur van de Vereniging schriftelijk en met redenen omkleed meedelen of het beroepsverzoek wel of niet in behandeling kan worden genomen.

De commissie bepaalt zelf de procesorde. Zij beslist of een schriftelijke behandeling vooraf zal gaan aan de mondelinge behandeling. Uitsluitend indien alle betrokken en hiermee instemmen, kan zij volstaan met een schriftelijke behandeling en dus afzien van een mondelinge behandeling. Ongeacht de wijze van behandeling zullen betrokken partijen alle mogelijkheden krijgen om argumenten en bewijzen aan te leveren.

Desgewenst kan de commissie zich  voorzien van de bijstand van een jurist, die een adviserende stem heeft en aan de vereniging een honorarium kan declareren.

De commissie streeft er naar in alle gevallen een einduitspraak te doen binnen drie maanden na de indiening van het beroepsschrift. De uitspraken van de commissie van beroep zijn bindend, behoudens in registratiegeschillen.

Alleen uitspraken over zaken waarin beroep was toegestaan worden, middels een door de commissie opgestelde samenvatting in het verenigingsorgaan gepubliceerd


Straf- en beroepsbepalingen

Artikel 37.

Strafmaatregelen als bedoeld in artikel 30 van de statuten kunnen niet worden genomen dan nadat de betrokkene(n) in de gelegenheid is (zijn) gesteld en zijn (hun) standpunt ten overstaan van het bestuur een afvaardiging daaruit toe te lichten.

Artikel 39.

Bij de behandeling, zowel in eerste als in tweede instantie, van zijn zaak, kan betrokkene zich op zijn kosten door een raadsman doen bijstaan.

Artikel 39.

De door het algemeen bestuur genomen strafmaatregelen (waaronder niet begrepen omzetting overeenkomstig artikel 9, sub e der statuten) worden, in afwachting van de uitspraak van de commissie van beroep, geschorst.

Artikel 40.

a. Onverminderd het bepaalde in lid b, bedraagt de boete als bedoeld in artikel 30 van de statuten ten hoogste € 1.500,=.

b. De boete als bedoeld in artikel 9, sub d der statuten bedraagt ten hoogste tweemaal de jaarcontributie.

Reglementswijziging

Artikel 41.

1. Wijziging van de reglementen die, conform artikel 25 der statuten, door de algemene ledenvergadering worden vastgesteld, vindt plaats op voordracht van het bestuur der vereniging overeenkomstig het gestelde in artikel 31 der statuten.

2. Amendering door de leden van door het bestuur voorgedragen wijzigingen vindt plaats overeenkomstig artikel 9, lid 2 van dit reglement.